学术会议策划与执行
从会议定位、议程设计到分会场编排,与学术委员会同频推进;主旨报告、圆桌、Poster 环节按分钟级脚本落地。
120+
服务院所与学会
600+
承办学术会议场次
9万
累计参会人次
100%
结项材料一次通过
服务体系
一场学术会议需要的,这里都有专人负责
六条业务线覆盖会前、会中、会后。您可整体委托,也可按需单项采购。
注册投稿与摘要管理
搭建注册缴费与投稿系统,支持摘要编号、盲审分发、录用通知与电子胸卡,数据全程可导出留档。
场地住宿与交通统筹
成都主城与天府新区学术场馆资源库,酒店协议价与院士/外宾接待动线一次排定,含备选场地预案。
视听同传与线上直播
同传间、红外接收、LED 与录播推流整包供给;中英双语技术彩排,保障国际分会场零事故。
会议材料与论文集制作
会议手册、论文摘要集、胸卡桌签与指示系统统一视觉;支持 ISBN 论文集与会后纪要的编校排印。
预算合规与结项支持
按课题经费科目出具预算与决算,发票、签到表、影像等结项材料成套交付,配合审计随时调档。
承办流程
以会期为原点,倒排每一个节点
会务的本质是时间管理。我们用倒计时作业表推进筹备,每个节点都有检查单与责任人。
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T-90天
立项与报批
明确会议性质与经费来源,协助完成办会申请、预算编制与采购比选材料。
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T-30天
筹备定稿
议程、嘉宾、场地、注册系统四线并进;召开筹备会,逐项确认分工与备份方案。
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T-7天
物料与彩排
手册论文集付印,胸卡桌签核对,视听同传全流程技术彩排并留存检查单。
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会期
现场运营
签到、会务、接待、应急四组值守;每半天例会同步进度,重要环节双人复核。
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T+15天
结项归档
决算对账、发票与签到影像成套装订,出具总结报告,配合财务与审计核验。
会议案例
近期承办的学术会议
全国性学术年会
某国家重点实验室学术年会(第十二届)
含院士主旨报告与青年学者论坛,投稿摘要 400 余篇;同传两语种,论文集会前一周成书。
国际双边研讨会
中欧环境科学双边研讨会 · 成都
涉外报批、邀请函与签证支持一站办理;双语议程与野外考察行程无缝衔接。
学会理事会议
某省级学会理事会暨学科发展论坛
表决计票、会议纪要与新闻通稿当日交付;闭门环节全程保密管理。
合规保障
经得起审计的会,才是办好的会
科研经费办会,合规是底线。我们把财务与档案要求写进作业流程,而不是事后补救。
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经费合规
熟悉纵向课题与专项经费管理办法,预算科目对齐,杜绝不可报销支出。
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采购留痕
配合院校采购流程提供三方比价、合同与履约验收全套文件。
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保密管理
可签署保密协议;涉密或闭门环节实行名单制与设备管控。
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票据齐备
增值税专用发票按科目开具,签到表、议程与影像同步归档备查。
长期服务于以下类型的机构
- 双一流高校院系
- 中科院系统研究所
- 国家 / 省重点实验室
- 全国及省级学会
- 医院与临床研究中心
- 科技期刊编辑部
开始筹备
把会期告诉我们,三个工作日内给出初版方案
方案含议程框架、场地建议与分项预算,供立项与比价使用,不收取费用。
- 会务专线 138 8888 6666
- 座机 028-8888 6666
- 邮箱 meeting@rongyi.example
- 地址 成都市武侯区天府大道北段 1480 号 德商国际 A 座 22 层